Firmenjubiläen, die Weihnachtsfeier und Co. Auch im beruflichen Kontext gibt es immer Grund zu feiern. Damit die Veranstaltung aber zum vollen Erfolg wird, gibt es einiges zu beachten. Vom Catering bis hin zu der Unterhaltung muss nämlich einiges geplant werden.
Veranstaltungsart und Motto: Was wird gefeiert?
Je nach Veranstaltungsart und Motto ist jedes Firmenevent individuell. Bevor die Planung so richtig losgehen kann, muss festgelegt werden, was gefeiert wird und ob es ein Motto dafür braucht. Schliesslich unterscheiden sich die unterschiedlichen Veranstaltungsarten in der Planung. Bei dem jährlichen Sommerfest müssen andere Punkte beachtet werden als bei der Weihnachtsfeier. Wichtig bei jeder Veranstaltung aber ist, dass das Unternehmen und die Werte im Fokus stehen. Mit der Dekoration können die Firmenfarben präsentiert werden. Auf Plakaten und Flyern wiederum lassen sich die Unternehmenswerte sowie der Grund der Veranstaltung ablesen. Direkt beim Event darf dann natürlich auch etwas Marketing betrieben werden, immerhin bringen viele Mitarbeiter ihre Familie mit. Damit auch die Fotos auf der Website im Anschluss einen schönen Eindruck hinterlassen, können Unternehmen eine Beachflag bedrucken lassen oder auch Transparente aufhängen und die Location so auch direkt für die Vermarktung nutzen. Apropos Vermarktung: Je nach Grund der Veranstaltung macht es manchmal auch Sinn potenzielle Kunden, Lieferanten und Co. einzuladen. So wird der Veranstaltungsort auch direkt zur Networking-Location.
Beim Catering lässt sich einiges an Geld sparen
Essen und Getränke sind teuer, gehören zu einer gelungenen Firmenfeier aber dazu. Beim Catering macht es grundsätzlich immer Sinn, auf ein Buffet zu setzen. Je nach Geschmack und Vorliebe können sich die Gäste so frei bedienen. Ausserdem fällt es dadurch einfach, den Geschmack der breiten Masse zu treffen. Mit typischer Hausmannskost lässt sich nie etwas falsch machen. Damit auch Veganer und Vegetarier auf ihre Kosten kommen, sollten auch pflanzliche Optionen angeboten werden. So können Unternehmen beim Catering auf Nummer sicher gehen. Ein Buffet ist nicht nur praktisch, sondern meist auch noch günstiger. Schliesslich fallen die Kosten für den Service weg. Wer die Firmenfeier hingegen etwas schicker halten möchte, kann sich für ein À La Carte Menü aus drei bis vier verschiedenen Speisen entscheiden. Bei den Getränken hingegen sollten Unternehmen auf die Basics setzen. Wasser und Softdrinks sind ein Muss. Bei den alkoholischen Getränken hingegen reichen Bier, Wein und Sekt oft vollkommen aus.
Rechtzeitig vorbereiten: Wann sollte mit der Planung begonnen werden
Je grösser die Feier, desto früher sollten auch die Vorbereitungen beginnen. Während die Planung für die jährliche Weihnachtsfeier meist nur wenige Tage in Anspruch nimmt, braucht es für ein grosses Event deutlich mehr Zeit. Am besten beginnen Unternehmen hier bereits mindestens sechs Monate im Voraus. Wenn mehr als 100 Leute erwartet werden, sollte die Planung im Idealfall schon etwa acht bis zehn Monate vorab angegangen werden. Schliesslich kann immer etwas schiefgehen. Auch die Einladungen für Mitarbeiter und Co. sollten rechtzeitig raus – drei bis vier Monate im Voraus wären ideal. Damit das Catering abgeschätzt werden kann, sollte zudem um eine Zu- oder Absage gebeten werden. In diesem Zuge könne auch mögliche Unverträglichkeiten und Allergien der Gäste genannt werden. So wird es nicht zu bösen Überraschungen kommen.
